Ako prvi put biraš aparat za kafu za kancelariju, verovatno te muči jedno pitanje: da li će biti premali pa da se stvara red i da aparat crkne za pola godine, ili preveliki pa da plaćaš kapacitet koji ti niko ne koristi. Oba scenarija su skupa, a oba se lako izbegavaju kada računaš pravu potrošnju umesto da gađaš napamet. U ovom vodiču dobijaš konkretne brojeve (koliko kafa dnevno pije tvoj tim, koliko to znači mesečno) i jasnu preporuku espresso aparata za svaku veličinu firme, od 5 do preko 100 zaposlenih. Dobićeš i jasan odgovor na pitanje da li ti se više isplati kupovina ili najam aparata za kafu. Na kraju znaš tačno šta da tražiš u ponudi.
Broj zaposlenih je dobra polazna tačka, ali nije cela slika. Pravi parametar je koliko kafa se stvarno pije u toku dana, a na tu cifru utiču gosti, radno vreme i godišnje doba. Ista firma od 20 ljudi može tražiti 40 kafa dnevno u jednom slučaju, a 90 u drugom. Zato aparat biraš prema potrošnji, a ne prema broju stolova.
Dobra vest je da se potrošnja lako proceni. Kada je jednom izračunaš, izbor aparata prestaje da bude nagađanje i postaje matematika. U nastavku razlažemo četiri faktora koji tu cifru pomeraju gore ili dole.
Prosečan zaposleni popije 2 do 3 kafe dnevno na poslu. To je osnovni množilac od kog kreće svaki proračun. Za firmu od 30 ljudi to je 60 do 90 kafa dnevno, odnosno oko 1.500 do 2.250 kafa mesečno.
Prevedeno u kafu u zrnu, pri standardnih 8 grama po šolji, to je otprilike 7 do 11 kilograma zrna mesečno. Ovaj podatak ti odmah kaže dve stvari: koliki mlin i rezervoar aparata su ti potrebni i koliko će te kafa realno koštati svakog meseca. Kada kreneš da biraš, uzmi gornju granicu kao referencu, jer će aparat koji jedva podnosi prosečno opterećenje imati problema u periodima najveće potrošnje.
Ako u firmu redovno dolaze klijenti, partneri ili kandidati na razgovorima, dodaj 20 do 30 odsto na osnovnu potrošnju. Kafa je prvi gest gostoprimstva i retko ko ga preskače.
Kod advokatskih kancelarija, agencija i firmi koje žive od sastanaka, ovaj dodatak zna da bude i veći. Ako svaki gost dobija kafu, aparat mora da izdrži i taj špic, obično baš u sred prepodneva kada i tim najviše pije. Zato firmama sa mnogo poseta preporučujemo da računaju kapacitet kao da imaju znatno veći broj zaposlenih.
Ako se u firmi ostaje duže, radi u smenama ili se kafa pije i uveče, aparat radi više sati dnevno i troši više ciklusa. Bitna je i kontinuiranost, a ne samo ukupan broj kafa.
Aparat koji bez problema pripremi 60 kafa raspoređenih tokom osam sati ne mora nužno da izdrži istih 60 kafa u dva kratka talasa. Kod firmi sa produženim ili neredovnim radnim vremenom, stabilnost pod opterećenjem postaje važnija od maksimalnog dnevnog broja na papiru.
Potrošnja nije ista preko cele godine. Zimi raste broj toplih napitaka i mlečnih kafa, dok leti sve više ljudi traži ledenu kafu, koja menja i način pripreme i količinu.
Ako želiš da aparat pokrije obe sezone bez zastoja, gledaj da podržava i tople i hladne pripreme, kao i mlečne napitke. Tako ne ulaziš u situaciju da leti pola tima izlazi napolje po ledenu kafu jer aparat to ne radi.
Kada znaš svoju dnevnu potrošnju, sledeći korak je da je uparuješ sa tipom aparata. Aparati se grubo dele u četiri grupe po kapacitetu i načinu pripreme. Cilj je da uđeš u pravu grupu, jer aparat iz pogrešne kategorije ili se muči ili ti stoji poluprazan.
Kapsulni aparati su najjednostavniji za korišćenje: ubaciš kapsulu, pritisneš dugme, dobiješ konstantan kvalitet bez podešavanja. Idealni su za timove koji traže do 30 kafa dnevno, bez bacanja i bez velike mesečne potrošnje.
Prednost je što svako u firmi ume da ih koristi od prvog dana i što je čišćenje minimalno. U ponudi Coffee Company ovu ulogu pokrivaju Inovy Mini i Illy Smart 30, kapsulni sistemi napravljeni baš za manje kancelarije.
Potpuno automatski aparati melju sveže zrno za svaku kafu i sami rade ceo proces. Pokrivaju raspon od oko 50 do 150 kafa dnevno i najbolji su izbor za firme koje piju dovoljno da im se sveže mleveno zrno isplati. Ovo je klasična kategorija espresso aparata za kancelariju, jer za svaku šolju melje sveže zrno i priprema espreso pod pritiskom (kod kvalitetnih aparata oko 9 bara u ekstrakciji).
Ovde dobijaš najbolji odnos kvaliteta u šolji i cene po kafi, jer je zrno jeftinije od kapsula na većim količinama. Tunbow i Dr Coffee iz ponude Coffee Company spadaju u ovu grupu i pokrivaju srednje firme sa ozbiljnom dnevnom potrošnjom.
Kada dnevna potrošnja pređe 150 kafa, potreban je aparat građen za kontinuirani rad bez pada performansi. Profesionalni aparati imaju veći bojler, jači mlin i izdržavaju uzastopne kafe u špicu bez čekanja.
Bianchi Gaia je rešenje za velike kancelarije i intenzivnu upotrebu, sa stabilnim radom i profesionalnim kvalitetom napitaka. U ovoj klasi kapacitet i pouzdanost su važniji od kompaktnosti.
Ako tvoj tim voli cappuccino, latte i mlečne napitke, treba ti aparat sa integrisanim penjačem mleka. To menja izbor bez obzira na broj zaposlenih, jer mlečni napici traže dodatnu funkciju i malo veći kapacitet.
Inovy Milk je kapsulno rešenje sa mogućnošću pripreme cappuccina i drugih mlečnih napitaka, dobar izbor za kancelarije koje žele više opcija tokom dana. Kod potpuno automatskih aparata penjač mleka je često već ugrađen.
Sada spajamo sve u jasnu listu. Ispod je preporuka aparata za svaku veličinu firme, sa okvirnom dnevnom potrošnjom. Uzmi je kao polaznu tačku, pa je koriguj prema faktorima iz prethodnih sekcija (gosti, radno vreme, sezona).
Za male timove do 5 ljudi, potrošnja je oko 10 do 15 kafa dnevno. Tu je kapsulni aparat idealan: nula podešavanja, konstantan kvalitet, minimalno čišćenje. Preporuka je Inovy Mini, kompaktan aparat na kapsule napravljen baš za male kancelarije i timove.
Kod timova od 5 do 15 zaposlenih potrošnja raste na 15 do 45 kafa dnevno, pa se isplati preći na sveže mleveno zrno. Tunbow je ovde logičan izbor: kvalitetna espresso kafa za svakodnevnu upotrebu bez velike mesečne potrošnje. Ako se pije intenzivnije, razmisli o jačem potpuno automatskom aparatu
Za 15 do 30 zaposlenih računaj 40 do 90 kafa dnevno. Ovde ti treba aparat sa ozbiljnim kapacitetom. Dr Coffee je profesionalni aparat koji pruža dobar balans između performansi i jednostavnosti korišćenja, a Illy Smart 30 je izbor za firme koje žele brzinu i prepoznatljiv Illy kvalitet uz minimalno održavanje.
Preko 30 ljudi potrošnja lako pređe 90 kafa dnevno. Tu ideš na profesionalni Bianchi Gaia, građen za velike kancelarije i intenzivnu upotrebu. Alternativa su dva manja aparata na različitim spratovima ili krajevima kancelarije, čime skraćuješ redove i dobijaš rezervu ako jedan aparat stane.
Za firme preko 80 zaposlenih jedan aparat, ma koliko jak, postaje usko grlo. Pametnija je strategija sa više aparata: više uređaja raspoređenih po lokacijama u firmi, tako da nijedna tačka nema red i da rad ne staje ako je jedan aparat na servisu. Raspored i broj aparata najbolje je da usaglasiš sa B2B timom prema tlocrtu prostora.
Ponekad tip firme menja izbor više nego sam broj zaposlenih. Evo pet situacija u kojima ne ideš samo po brojkama iz gornje liste.
Advokatske kancelarije, marketing agencije i konsultantske firme služe kafu skoro svakom gostu. Ovde gosti mogu podići potrošnju znatno iznad broja zaposlenih, pa biraš aparat za red veličine veću firmu i vodiš računa da kvalitet u šolji ostavlja utisak, jer je kafa deo prvog dojma.
Ako se u firmi pije više cappuccina i latte nego običnog espressa, mlečna funkcija nije luksuz nego uslov. Inovy Milk ili potpuno automatski aparat sa automatskim penjačem mleka rešava ovo, jer bez njega tim gubi vreme na ručno pravljenje mlečne pene ili odustaje od omiljenih napitaka.
U zajednički radnim prostorima kafu koristi mnogo različitih ljudi sa različitim ukusima. Tu je ključna programabilnost: mogućnost da se sačuva više profila i jačina napitaka, kao i izdržljivost na intenzivan, nepredvidiv promet tokom celog dana.
Tehnološke firme i timove koji rade u smenama karakteriše potrošnja razvučena na ceo dan i noć. Ovde je bitna stabilnost pod dugotrajnim opterećenjem, pa se traži aparat sa jačim, stabilnim grejnim sistemom koji drži temperaturu i pri stalnom radu.
U proizvodnim halama i industrijskim zonama aparat radi u težim uslovima: prašina, temperaturne razlike, tvrđa voda. Tu biraš otporniji, jednostavniji aparat koji lako podnosi uslove, uz obavezni filter za vodu koji produžava vek uređaja i čuva ukus.
Kada suziš izbor, specifikacije su te koje razdvajaju aparat koji radi godinama od onog koji te izluđuje. Evo pet stavki koje uvek proveri pre nego što potpišeš.
Najvažniji broj nije maksimalni dnevni kapacitet nego koliko uzastopnih kafa aparat može da pripremi bez pada temperature i pritiska. Aparat koji prema specifikacijama može da pripremi 100 kafa, a posustaje posle desete uzastopne, praviće ti red u špicu. Zato pitaj baš za kontinuirani rad.
Manji rezervoar znači češće dopunjavanje, a to je posao koji neko u timu mora da radi. Za veće firme, aparat sa priključkom na vodovod ili velikim rezervoarom drastično smanjuje ovu gnjavažu i prekide u radu.
Isti princip važi za zrno i kapsule. Ako računaš 7 do 11 kilograma zrna mesečno, aparat sa malim rezervoarom za zrno traži stalno dopunjavanje. Veći rezervoar znači manje intervencija i manju verovatnoću da tim ostane bez kafe u pola dana.
Ako u timu ima ljubitelja jakog espressa i onih koji vole dužu, blažu kafu, programabilnost čuva mir u kancelariji. Više sačuvanih profila i podešavanja jačine znači da svako dobija svoju kafu bez ručnog nameštanja svaki put.
Aparat koji se teško čisti brzo postane zapušten, a to se oseti u ukusu. Biraj uređaje sa automatskim programima ispiranja i lako dostupnim delovima za pranje, jer je svaki minut proveden u čišćenju minut koji tvoj tim ne provodi obavljajući svoj posao. Kod modela sa najmom, deo održavanja (redovan servis i čišćenje kamenca) preuzima dobavljač, pa tebi ostaje samo svakodnevno ispiranje.
Većina firmi ne pogreši u nameri nego u proceni. Evo četiri greške koje se najčešće ponavljaju i koje te koštaju vremena, novca i nerava.
Najskuplja greška je uzeti aparat koji jedva pokriva prosečnu potrošnju. Takav uređaj radi na granici, češće se kvari i pravi red baš kada je najgore. Uvek računaj gornju granicu potrošnje i ostavi rezervu, jer aparat koji radi opušteno traje duže.
Mnogi gledaju samo cenu aparata, a zaborave da je kafa ponavljajući mesečni trošak. Za 30 ljudi to je 7 do 11 kilograma zrna mesečno, što je stavka koju moraš uračunati od početka. Realno budžetiranje uzima u obzir i aparat i mesečnu potrošnju kafe zajedno.
Kupovina aparata deluje kao brzo rešenje, ali onda održavanje, kvarovi i nabavka kafe postaju tvoj problem. Zato sve više firmi bira najam aparata za kafu umesto kupovine.
Kod modela najma, poznatog i kao aparat na ugovor ili besplatno korišćenje aparata, ne plaćaš uređaj unapred. Aparat dobijaš na korišćenje uz dogovorenu mesečnu potrošnju kafe ili kapsula, a zauzvrat imaš četiri konkretne prednosti:
Iznajmljivanje je zato često pametnije od vlasništva, jer pretvara nepredvidiv trošak kvarova u fiksnu, laku za planiranje mesečnu stavku.
Ne voli ceo tim istu vrstu kafe niti je svi pripremaju na isti način. Ako forsiraš jednu jedinu vrstu, deo ljudi neće biti zadovoljan. Bolje je imati aparat i program koji podržavaju više opcija, od kafe u zrnu vrhunskog kvaliteta do kapsula i instant napitaka poput tople čokolade i čaja.
Pre nego što doneseš konačnu odluku, isplati se izračunati tačnu mesečnu potrošnju tvoje kancelarije.
Sve gore navedeno je lakše kada ne biraš sam. Coffee Company je uvoznik i distributer italijanskih programa za espresso kafu i tople napitke, pa iza svake konfiguracije stoji proveren italijanski kvalitet, sa rešenjima za male, srednje i velike firme. Umesto generičkih paketa, dobijaš konfiguraciju napravljenu prema stvarnoj potrošnji tvog tima, kroz najam espresso aparata (aparat na ugovor) bez početnog ulaganja, uz servis i podršku uključene u saradnju.
Prvi korak je besplatna analiza. Tim procenjuje broj zaposlenih, način korišćenja i specifičnosti prostora, pa na osnovu toga predlaže aparat i količinu kafe. Ovako izbegavaš i premali i preveliki aparat, jer se rešenje bira prema realnim brojkama, a ne prema pretpostavci.
Umesto jedne opcije, dobijaš dve do tri konfiguracije iz ponude (Tunbow, Dr Coffee, Bianchi Gaia, Illy Smart 30, Inovy Mini, Inovy Milk) sa jasnom cenom i mesečnom potrošnjom kafe. Tako uporediš rešenja i biraš ono koje najbolje leži tvom budžetu i navikama tima. Kada se dogovorimo, sledi isporuka i instalacija aparata na tvoju adresu, uz obuku tima za korišćenje i redovnu dostavu kafe po dogovorenoj dinamici.
Pre nego što se obavežeš, možeš probati kafu i aparat u praksi. Besplatna degustacija znači da tim isproba napitke i da vidiš kako se aparat ponaša u tvom prostoru, pre potpisivanja ugovora. Kafa koju ljudi stvarno vole je i cela poenta.
Kompaktni kapsulni aparati, poput Inovy Mini, komotno pokrivaju do oko 30 kafa dnevno, što odgovara timovima do 10 do 15 ljudi. Ako redovno prelaziš tu cifru ili imaš mnogo gostiju, bolje je preći na full automatic aparat sa mlinom koji izdržava veći i kontinuirani promet bez pada performansi.
Da, u dve situacije. Prva je kada imaš više spratova ili udaljene delove kancelarije, pa dva aparata skraćuju redove. Druga je kada ne smeš da staneš ako se jedan aparat kvari, jer drugi tada služi kao rezerva. Za firme preko 80 zaposlenih multi-aparat strategija je po pravilu bolja od jednog velikog uređaja.
Baš zato je najam aparata (model aparata na ugovor) praktičan. Kada firma naraste ili se smanji, aparat i količinu kafe prilagodiš bez novog kupovnog ulaganja. Ovo je velika prednost u odnosu na kupovinu, gde ostaješ zaključan za jedan kapacitet. Promene je najbolje najaviti B2B timu na vreme kako bi rešenje ostalo usklađeno sa potrošnjom.
Ako su spratovi razdvojeni i timovi ne silaze lako do zajedničke kuhinje, poseban aparat po spratu skraćuje redove i povećava upotrebu. Kod velikih firmi ovo je često isplativije od jednog jakog aparata na jednom mestu, jer smanjuje gužvu u špicu i daje rezervu ako jedan uređaj stane.
Za 20 zaposlenih računaj oko 40 do 60 kafa dnevno, što je otprilike 5 do 7 kilograma zrna mesečno. Kroz najam espresso aparata (besplatno korišćenje uz mesečnu potrošnju kafe) nemaš početno ulaganje u aparat, pa je glavni mesečni trošak sama kafa, dok su servis i podrška uključeni. Tačnu cenu konfiguracije daje ponuda B2B tima prema tvojoj potrošnji.
Ne dozvolite da loša kafa utiče na utisak o vašoj firmi.
Svaki dan bez kvalitetnog rešenja znači: nezadovoljne zaposlene, loš utisak kod klijenata ,nepotrebne prekide u radu.
Rešite sve, od aparata do održavanja i sve to na jednom mestu
Premium rešenja za kafu prilagođena potrebama modernog poslovanja. Kvalitet koji se oseti u svakoj šoljici.
Recite nam osnovne informacije i dobićete preporuku rešenja koje odgovara vašem timu — bez obaveze
